Sheetify ／ コワーキング・レンタルスペース
コワーキング・レンタルスペースのExcel業務を、スマホアプリにする
受付と鍵の受け渡し、退出確認を数タップで終わらせ、無人運営でも記録が残るようにします。
自社のCSVを読み込んで試せます。読み取りはブラウザの中だけで行い、ファイルは送信されません。
レンタルスペースでよくある詰まりどころ
紙の受付簿だと、いま何室が使われているのかを知るには現地に行くしかありません。延長が発生したときの記録も、口頭のやりとりで終わって請求に反映されないことがあります。退出後の室内状況も、次の利用者からの指摘で初めて分かる、ということが起こります。
アプリ化されることが多い業務
- レンタルスペース 予約・鍵の受け渡し管理
- コワーキング 会員別 利用時間・請求集計
- 備品(プロジェクター等)の貸出・返却台帳
- 利用後の原状復帰チェックシート
- 会議室の空き状況・ダブルブッキング防止
- 予約・イベント受付管理
- 鍵・車両・貸出管理
- 請求・入金・売上管理
- 定期点検・保守チェック
項目構成の例
レンタルスペースのExcelでよく使われている列と、アプリにしたときにその列が何になるかの対応です。実際は今お使いのExcelの列に合わせて組み替えます。
| Excelの列 | 種類 | アプリでできるようになること |
|---|---|---|
| スペース・部屋名 | テキスト | 入力欄をスマホ幅に合わせて大きく表示 |
| 利用者・会員名 | テキスト | 入力欄をスマホ幅に合わせて大きく表示 |
| 利用状況 | 選択肢 | タップで選ぶボタンに変換 |
| 利用時間(h) | 数値 | 合計・平均を自動で集計 |
| 利用後の室内写真 | 写真 | その場で撮影して添付 |
| 返却・退出予定 | 日付 | 期限が近づいたら通知 |
とくに相性がよいのは、スペースごとの利用状況、鍵の受け渡し記録、延長の記録、退出時の室内写真といった記録です。
お打ち合わせの前に決めておくとよいこと
次の3点が決まっていると、初回のお打ち合わせだけで構成がほぼ固まります。決まっていなくても、その場で一緒に整理しますのでご心配は要りません。
- 受付を運営側が入力するか、利用者ご自身に入力していただくか
- 延長をどの時点で記録するか
- 退出時の写真を必須にするか
費用
Excel業務のアプリ化は、情シス代行の月額プランに含まれるメニューのひとつです。単体でのご依頼も承ります。金額はいずれも税別です。
| プラン | 月額 | 対象端末 | AI業務化・Excelアプリ化 |
|---|---|---|---|
| ライト | ¥40,000 | 5台まで（〜5名） | 対象外 |
| スタンダード | ¥100,000 | 15台まで（5〜15名） | 年2本まで |
| フル | ¥180,000 | 40台まで（15〜30名） | 年6本まで |
| 単体でのご依頼 | 150,000円／本。Excel1シート相当をスマホから入力できるアプリにします。全国どこでもオンラインで対応します。 |
|---|---|
| 月額プランの対応エリア | 訪問を含むため、世田谷区を中心とした東京西部（片道1時間ほど）が目安です。 |
| 初期費用 | 月額プランをご契約の場合、初月に、ご契約プランの月額と同額（IT資産の棚卸しと台帳づくり）。 |
| 月額に含まれるもの | アカウント管理・ヘルプデスク・PCのキッティング・セキュリティ点検を回数無制限で。 |
| 解約 | 最低利用期間・解約金はありません。データはいつでもCSVで書き出せます。 |
レンタルスペースからよくいただくご質問
- 無人の時間帯でも使えますか？
- ご利用者ご自身に入力していただく画面としても構成できます。QRコードから開く形にしておけば、案内も貼り紙1枚で済みます。
- 予約サイトの情報を取り込めますか？
- 標準では連携していません。予約はこれまでの仕組みで受け、当日の受付と退出確認だけをアプリで扱う形が始めやすいです。
- 複数拠点をまとめて見られますか？
- 拠点を項目として持たせれば、全拠点の利用状況を1つの一覧で確認できます。
費用・解約・セキュリティなど、業種を問わないご質問は トップページのよくあるご質問（20問）にまとめています。
まずは画面を見てから決めてください
レンタルスペースの項目であらかじめ組み立てた画面を用意しています。自社のCSVを読み込めば、自分のデータのまま操作感を確かめられます。ご相談とお見積もりは無料です。